СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ. 3

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ РАЗРАБОТКИ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ СЕКРЕТАРЯ.. 6

1.1 Развитие профессии секретаря и его должностные обязанности. 6

1.2 Должностная инструкция секретаря и квалификационные требования, предъявляемые к нему. 24

2 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ ДИРЕКТОРА ИНСТИТУТА СОЦИОЛОГИИ И ПРАВА.. 35

2.1 Краткая характеристика Института социологии и права РГППУ.. 35

2.2. Анализ действующей инструкции секретаря. 38

2.3 Разработка новой инструкции секретаря директора Института социологии и права  49

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 55

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ.. 58

ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………….62

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Должностная инструкция, являясь локальным нормативным актом предприятия, подразумевает наличие специфических требований к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению. Важнейшими требованиями, предъявляемыми к содержанию должностной инструкции, являются ясность, информационная емкость и убедительность. В качестве основы для подготовки содержания проекта должностной инструкции рекомендуется использовать соответствующие положения Квалификационного справочника должностей служащих, адаптировав их к конкретным условиям функционирования предприятия и соответствующего структурного подразделения.

Правильно разработанные, согласованные между собой должностные инструкции обеспечивают, рациональное разделение труда между работниками предприятия, равномерную загрузку работников, оптимальное распределение работ (заданий, поручений) между работниками с учетом квалификации последних и в зависимости от их сложности, возможность своевременного и эффективного контроля работников, понимание работниками своей ответственности за конкретные обязанности. Кроме того, наличие должностной инструкции существенно ускоряет обучение вновь принятых на предприятие работников, а также работников предприятия, перемещенных на новые должности.

В выпускной квалификационной работе дана характеристика действующей инструкции секретаря директора Института социологии и права РГППУ. Действующая должностная инструкция содержит четыре раздела. В «Общих положениях» определены требования к квалификации секретаря. В результате исследования были выявлены следующие недостатки данного раздела:

- должность секретаря отнесена к категории работников административно-управленческого персонала вместо категории технического исполнителя;

- в пункте 1.5 не указано, что секретарь директора должен знать основы этики и эстетики, правила делового общения;

 - недостаточно подробно отражены требования к квалификации секретаря в части использования современной офисной и компьютерной техники и программного обеспечения.

Второй раздел инструкции характеризует должностные обязанности секретаря. По результатам исследования сделан вывод о том, что на секретаря в инструкции возложены обязанности, не относящиеся к его компетенции. Так, пунктом 2.8 действующей инструкции к должностным обязанностям секретаря отнесено ведение табеля выхода работников института на работу. Эта обязанность должна быть возложена либо на руководителя отдела кадров, либо на специальное должностное лицо – табельщика.

Третий раздел определяет права секретаря и его взаимодействие с работниками других подразделений. Этот раздел изложен достаточно подробно, в целом соответствует требованиям законодательства. Четвертый раздел определяет ответственность секретаря. В действующей инструкции ответственности секретаря уделено недостаточное внимание. Таким образом, анализ текста показал, что инструкция нуждается в существенной доработке.

Помимо анализа содержания в работе проведена экспертиза соответствия реквизитов инструкции требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В действующей инструкции выявлены следующие недостатки и ошибки при оформлении реквизитов: неверно указано полное название РГППУ и вышестоящей организации, отсутствует дата и номер документа, неправильно проставлена нумерация страниц, в расшифровках подписей сначала указаны фамилии, а потом инициалы.

Для устранения выявленных недостатков в содержании и оформлении разработан проект новой редакции инструкции. При разработке новой инструкции предлагается учесть положительный опыт других организаций в разработке должностных инструкций секретарей руководителей, требования нормативных документов, а также проведенного исследования действующей инструкции

В проекте новой редакции инструкции уточнено, что секретарь директора института Социологии и права относится не к административно-управленческим должностям, а к должности технических исполнителей. К секретарю руководителя должны быть предъявлены следующие квалификационные требования: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет. В новом варианте инструкции уточнены требования к знаниям и навыкам секретаря, более четко определен круг должностных обязанностей, а также существенно расширен раздел, определяющий ответственность данного работника.

На основании изложенного сделан вывод о том, что поставленная цель выпускной квалификационной работы достигнута, а задачи – решены.

Для заказа работы напишите: 

E-mail:   delona5@mail.ru

Или позвоните:

8-922-600-47-41